Yrityksen taloushallinto

Moni yrittäjä kokee taloushallinnon pyörittämisen yrittäjyyden vaativimmaksi alueeksi. Hallintoon tuhlattu aika on myös poissa tuottavasta työstä, joten taloushallinto ulkoistetaankin mielellään tilitoimistolle. Aloittelevalla yrityksellä ei kuitenkaan yleensä ole resursseja hankkia kallista ”avaimet käteen” -tyylistä taloushallintopalvelua tilitoimistosta.

Ensimmäisten vuosien aikana yrittäjä joutuukin yleensä hoitamaan kirjanpidon ja muun taloushallinnon itse muiden töidensä lomassa. Yrityksen talousasioista huolehtiminen on kuitenkin loppupeleissä melko yksinkertaista ja parin viikon opiskelulla kuka tahansa pystyy suoriutumaan kirjanpidosta, palkanlaskennasta, budjetoinnista, veroista, ja viranomaisilmoituksista. Nykyisin yrittäjille on tarjolla myös ilmaisia tai hyvin edullisia taloushallintaohjelmistoja, joiden avulla esimerkiksi kirjanpito ja palkanlaskenta käyvät näppärästi.

Taloushallinto voidaan jakaa ulkoiseen ja sisäiseen laskentatoimeen. Ulkoinen laskentatoimi sisältää kaiken pakollisen laskennan järjestämisen, esimerkiksi arvonlisäveron maksut, kirjanpidon ja tilinpäätökset. Sovellettavia lakeja on noudatettava pilkulleen

Sisäinen laskentatoimi käsittää vapaamuotoisempia laskelmia, joiden avulla yrittäjä voi seurata budjettiaan, selvitellä hintajoustoja, ja tehdä muita yrityksen toiminnan kannalta oleellisia laskelmia. Tarvittava data saadaan yleensä suoraan kirjanpidosta, joten pakollisen taloushallinnon pyörittämisestä saadaan samalla arvokkaita tietoja, joita voidaan käyttää yritystoiminnan kehittämiseen.

Kirjanpito

Kirjanpidon järjestäminen on monen yrittäjän ensimmäinen kompastuskivi. Kirjanpidon voi jättää heti alusta alkaen tilitoimiston harteille, mikäli kuukausittaisia tapahtumia on vähän. Ulkoistetun kirjanpidon hinta riippuu luonnollisesti siitä, kuinka paljon kirjanpitäjä joutuu tekemään töitä yrityksen kirjanpidon eteen. Mahdollisuus tilitoimiston käyttämiseen riippuu siis hyvin pitkälle yrityksen toimialasta – paljon pieniä laskuja kirjoittavan yrityksen kohdalla tilitoimiston kulut saattavat nousta kestämättömiksi.

Tavallisen yrityksen kirjanpito on kuitenkin suhteellisen yksinkertaista. Kirjanpidon voi opetella esimerkiksi lukemalla pari alan oppikirjaa ja opettelemalla jonkin kirjanpito-ohjelman käytön. Tarvittaessa kirjanpidon voi hoitaa myös tavallisella taulukkolaskentaohjelmalla. Kirjanpito toimii pohjana yrityksen taloussuunnittelulle, joten kirjanpidon hallitseva yrittäjä ymmärtää yrityksensä taloutta paremmin kuin kirjanpidon ulkoistanut yrittäjä.

Liikkeen- tai ammatinharjoittaja voi käyttää halutessaan yhdenkertaista kirjanpitoa, kunhan liikevaihto ei ylitä 200 000 euroa ja tase pysyy 100 000 euron alapuolella. Tavallinenkin kirjanpito on nykyaikaisilla työkaluilla niin helppoa, ettei yhdenkertaisen kirjanpidon käyttämiseen ole mitään syytä.

Tilinpäätös on tilikauden lopussa tehtävä määrämuotoinen laskelma, jossa selvitetään yrityksen tulos ja varallisuus. Tilinpäätös on jonkin verran tavallista kirjanpito monimutkaisempi laskelma, joten sen laatimiseen saatetaan tarvita ulkoista apua, vaikka yrittäjä hoitaisikin kirjanpidon itse. Tilinpäätöksen laatiminen itse on kuitenkin aivan mahdollista. Pienyritysten ei tarvitse palkata tilintarkastajaa tarkastamaan tilinpäätöstä.

Palkanlaskenta

Yritys joutuu etsimään ratkaisuja palkanlaskentaa varten viimeistään ensimmäisen työntekijän palkkaamisen jälkeen. Palkan ja sivukulujen maksamisen lisäksi yrittäjän on toimitettava lakisääteinen palkkalaskelma. Sosiaaliturvamaksu ja ennakonpidätys on maksettava seuraavan kuukauden 12. päivänä. Työeläkemaksu on maksettava kuukauden 20. päivänä. Lisäksi yrittäjän on tehtävä vuosittain palkkailmoitukset työtapaturmavakuutuksen myöntäneelle vakuutusyhtiölle, verottajalle, ja työttömyysvakuutusrahastolle.

Ennakonpidätysten ja palkan sivukulujen laskemista varten on tarjolla lukuisia lähes ilmaisia tai täysin ilmaisia sovelluksia. Palkanlaskenta sujuukin lähes itsestään, kunhan ensin opettelee tekemään tarvittavat ilmoitukset eri viranomaisille. Ilmoitusten tekeminen onnistuu nykyisin kätevästi netissä.

Laskutus ja myyntireskontra

Sujuva laskutus on erittäin tärkeää aloittelevalle yritykselle, jonka kassa useimmiten paistaa tyhjyyttään. Ajallaan maksetut laskut takaavat sen, että kassasta löytyy rahaa omien laskujen ja palkan maksamista varten. Laskujen valvonta on manuaalista työtä, joka saattaa viedä huomattavastikin aikaa yrittäjän arjesta. Monet yritykset ovatkin joko ulkoistaneet laskutuksen kokonaan tai siirtäneet ainakin saatavien valvonnan ja perinnän näihin asioihin erikoistuneille yrityksille. Laskutuksen voi hoitaa myös itse ja siirtää samalla näiden yritysten haluamat katteet suoraan omaan taskuun. Taloushallinto-ohjelmistolla laskutus ja saatavien valvonta onnistuu suhteellisen vähällä vaivalla.